decision making: brainstorming

Este verano he estado en Philly (Pensilvania), en un programa internacional del MBA de la Salle que he realizado.

He tenido el placer de asistir a una clase de leadership skills con Jim Smither, profesor de la Salle Philadelphia, que nos ha hablado, entre muchas otras cosas, sobre diferentes maneras de abordar eficientemente un brainstorming para aprovechar el máximo el talento de tu equipo.

Por ello, y citando sus ideas y conocimientos, hoy dedico el post a esta herramienta. He aprendido cosas interesantes que aplicaré a las metodologías de las reuniones de creatividad que realizamos en hello! comunicación.

Todos conocemos lo que es el brainstorming , un método de trabajo grupal que busca y promueve el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado.

Siempre le estoy dando vueltas sobre cómo mejorar el proceso que utilizamos en mi empresa, pues aunque es una herramienta poderosa, muchas veces nos encontramos con los mismos problemas:

Conseguimos reunir un buen listado de ideas, PERO (yo siempre tengo algún “pero”) :

1. Muchas de ellas, cuando las vuelvo a mirar al día siguiente, no se ajustan al problema que hay que resolver, o dejan al    descubierto otros problemas. Dejan de parecerme válidas.

2. Muchas de las ideas aportadas son satélites de una misma idea, por lo que el abanico de diferentes posibilidades creativas queda más reducido, pues nos hemos estancado en mejorar una de las ideas aportadas en un inicio, en vez de aportar otras totalmente distintas. Nos estancamos en una idea.

El brainstorming debería ayudarnos a ser más eficientes y rápidos en la toma de decisiones…

Aquí comparto el proceso básico / ideas para la realización de un buen ejercicio de brainstorming, que hemos aprendido con Jim:

PASOS PREPARATORIOS PARA LA REUNIÓN DE BRAINSTORMING:

1. Focalizar el Objetivo

En primer lugar, hay que realizar un trabajo previo muy importante de recopilación de toda la información necesaria para comprender el contexto y el objetivo que estamos persiguiendo. Si no entendemos el enfoque (y nos aseguramos que el equipo lo  entiende correctamente) será imposible dar en el clavo.

Para ello, es imprescindible preparar un documento escrito que desarrolle los objetivos y enfoques que se han determinado, para confirmar que es donde queremos ir.

2. Seleccionar al equipo

No todos en la empresa van a participar en las sesiones de brainstorming, sin embargo, puede ser útil ir rotando a personas y dar la oportunidad a todos a demostrar su talento e iniciativa. A veces nos sorprendemos muy gratamente con la gente y descubrimos cabezas brillantes en estas reuniones.

Hay que ser selectivo. No me acuerdo de quién es esta frase, pero me gusta: “you can’t put together enough mediocre people to make a great group“.

En mi caso, las reuniones de brainstorming de hello! suelen ser de entre 4 y 6 personas. No creo que sea efectivo tener a más de 10 en la reunión. Lo vería difícil de gestionar, y mucha gente no participaría (siempre hay los que hablan más, y los que tienen miedo de abrir la boca y dar sus opiniones). En grupos más reducidos me funciona mejor.

3. Informar a nuestro equipo

Cuanta más información se comparta con el equipo, más capaces serán de poder aportar soluciones e ideas concretas y ajustadas a solucionar el problema.

Un error que a veces cometo es dar por supuesta o por comprendida toda la información relacionada al proyecto. Hay detalles que el equipo no puede conocer, porque no han estado presentes en todas las reuniones, llamadas telefónicas, correos electrónicos, etc. con nuestros clientes, ni probablemente no han tenido la oportunidad de darle tantas vueltas a la cabeza sobre el tema como hacemos nosotros. Por lo tanto, no están tan empapados sobre el tema, y necesitan tiempo.

Sin información completa, no recibiremos ideas focalizadas ni eficientes.

4. Orden del día

Cuando planifiquemos la reunión de brainstorming es imprescindible estructurarla bien y marcar un timing cerrado.

Es importante dar unos días de tiempo para que los miembros del equipo puedan estudiar la información, hacer búsquedas por Internet y reflexionar sobre ella.

Hay que dar tiempo para madurar las ideas. A veces es muy difícil, pues el tiempo siempre corre a nuestra contra y tenemos millones de cosas que atender, pero hay que encontrar la manera de establecer un proceso para ello y facilitar un tiempo para que el equipo se prepare.

PASOS PARA EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN

Una vez está todo listo, ya podemos comenzar:

1. Explicar nuevamente el problema/objetivo de manera resumida. (Como moderadora de las reuniones de brainstorming intento no hablar demasiado para no coartar ni dirigir las opiniones, aunque a veces me resulta difícil callarme….)

2. Escribir las ideas en un papel: Se pide a los miembros de la reunión que escriban su idea/s en un papel, sin comentar nada en voz alta. Se pide que se apunten las ideas en vez de ir comentando ideas en voz alta con el objetivo de evitar estancarnos o influenciarnos por la primera idea que se aporta, es decir, el problema número 2 que he comentado un poco más arriba.

3. Se escriben en la pizarra todas las ideas aportadas. No se comentan todavía.

4. Una vez están todas apuntadas y hemos visto gran variedad de soluciones, pasamos a comentar cada una de ellas.

Para comentar y “criticar” las ideas podemos utilizar, como mínimo, dos sistemas:

a) Asignar un abogado del diablo, que encuentre los puntos débiles de cada idea, para ver dónde flaquean, y poder aportar así mejoras a las ideas.

b) Asignar subgrupos encargados de defender diferentes puntos de vista/prespectivas.

De esta forma, las críticas no se vuelven personales (pues la persona que critica tiene esa misión). Hay que cuidar las sensibilidades del equipo para evitar que la gente se cohíba. Sin embargo, es importante aprender a adoptar una actitud crítico constructiva. Hemos de ser capaces de aceptar que otras personas vean problemas en nuestra idea y propongan mejoras.

PASOS PARA VALORAR LAS IDEAS APORTADAS

Una vez vistas y comentadas todas las ideas se pasa al apartado más importante: valorarlas y seleccionarlas.

No hay que evaluar todas las ideas que se hayan aportado. En el proceso de comentarios de las ideas ya se habrán descartado automáticamente algunas.

A veces, es difícil marcar un criterio específico para evaluar las ideas. Hay que marcarlo desde el principio para que todos conozcan las reglas del juego. Algunas de las maneras para poner filtros a las ideas son:

Threshold rule: Marcar unas cuantas condiciones sine qua non, y si la idea aportada no cumple alguna, no pasa el filtro. El problema de esta es que algunas ideas buenas no entran por muy poquito, y nos podemos estar perdiendo una buena solución.

Subjective linear models: Que cada participante apunte porque le gustan más unas ideas que otras para ver posibles motivos de descartes. Estos argumentos pueden ser de gran valor, aunque como muchos de ellos serán muy subjetivos, por lo que no tendrán tanto peso (no vale decir que no te gusta una idea solo “porquesí”).

Self-fulfilling prophecy: Cada uno decide sobre las ideas según sus espectativas. Es muy subjetivo, pero para según que tipo de decisiones funciona muy bien.

Hay otras maneras de valorar y filtrar las ideas, pero una vez hecho esto entre todos, te tocará a ti la decisión última. Deberás valorar y analizar todo lo hablado, y decidir. (Bienvenido a lo que se llama “la soledad del emprendedor”).   😉

Espero que os sirvan de algo estas pautas básicas. Ya me diréis si lo habéis probado!

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10 respuestas a decision making: brainstorming

  1. Pues me ha gustado el post. Lo de apuntar las ideas cada uno antes de debatirlas me parece muy bueno. Tomo nota.

    Un punto importante que me gusta hacer es el dejar claro que nadie puede decir “no” a cualquier idea/chorrada que se suelte. Ningunear esta prohibido 🙂

    • Gracias por tu comentario Kilian. Pues sí, yo también pienso que hay que ponerlo todo para facilitar que todos puedan aportar. Tener la mente abierta es importante para no perderse nada importante, no? 😉

  2. Kimi dijo:

    Muy buen artículo y una excelente oportunidad de desarrollo personal la que has tenido, me lo he impreso para poderlo leer con muchas más calma…ya que no tengo un iPad, jejejeje enhorabuena, de verdad! Y gracias por siempre ilustrarnos con bellos temas!! Saludos Marta!

  3. rogerbretau dijo:

    Felicidades por el artículo. De hecho, considero muy importante el punto en el que hablas de informar al equipo, puesto que a veces ocurre que altos mandos se quedan con la información y no la comparten con su equipo.
    Saludos,
    Roger Bretau

    • Gracias Roger.

      Sí, es realmente importante informar bien y no dar las cosas por entendidas. Es básico para poder comenzar a trabajar…

      Gracias por tu comentario!

      Saludos,

      Marta Carballo

  4. Bueno Marta, está claro que aprendo contigo tanto en persona como leyéndote. Todo lo que expones es muy útil y aplicable … 🙂
    Saludos
    PR

  5. Dolors dijo:

    Un articulo muy interesante por la forma sencilla d’expresar una forma muy estructurada y concreta de trabajo, felicidades

  6. Muchas gracias, Dolors. Me algero que lo encuentres interesante. Espero seguir “viéndote” por aquí 😉

    Marta Carballo

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